The evaluation and finances of the midsummer-in-the-park-meeting 2008

Finances

In Euro's

In

445 (Sales Dinercoupons, 89 * 5)

129 (Sales Brunchcoupons, 43 * 3)

---

574 Euro

Out

345 (Buying food)

4 (Treasurehunt (apples and eggs))

15 (Batteries stereo)

15 (Torches)

30 (Thanking people for use of kitchen and music)

30 (Food for organisation at evaluation)

135 (Investment Midsummer 2009)

---

574 Euro

Investment Midsummer 2009

We will use the 'profit' of 2008 as a starting budget for 2009 so we can more room for a bigger and better organisation. Hereby the Utrecht meeting & Events-team gives ourselves the duty to again organise a big event at midsummernight 2009. Untill now the money is safely guarded by Jasper

Evaluation (in Dutch)

Aanwezig: Henk, Sanne, TimZ, Jaque, Liza, Japser, Eveline

1. Financiën

Als het goed is maakt Jasper een mooi fijn overzichtelijk excelsheetje met de financiën daarin. Verder is er een bedrag van ongeveer € 135,- De kosten van het eten tijdens de vergadering zijn van de “winst” afgehaald.

Als je nog kostenposten hebt die je graag wil declareren, laat dit aan Jasper weten.

Er waren 89 mensen voor het diner op zaterdag en 43 mensen voor de brunch op zondag. Er was war extra gerekend voor het eten ivm eventuele onvoorziene omstandigheden die er niet zijn geweest. Dat verklaart waarschijnlijk ook de winst die gemaakt is.

Er waren verschillende dingen die gedaan konden worden met het overige geld. Een attentie voor de muzikanten (2 flessen wijn) en een attentie voor de kraakkeuken eigenaar; ook een fles van t één of ander. Sanne haar staafmixer is ook overleden, wordt die gefinancierd met dit geld of krijgt ze er een van Liza en Jasper? Hij was al oud….

Het geld kan verder nog gebruikt worden om een ongelimiteerde flickr of picassa account mee aan te maken om alle fotos en filmpjes op te zetten. Hier moet nog over nagedacht worden omdat je dan zit met wie de verantwoordelijkheid op zich neemt voor de betalingen ed.

Als er dan nog iets over is, is het verstandig om het geld te steken in de organisatie van midzomernacht volgend jaar. Er wordt eventueel een rekening geopend voor het geld. Deze rekening komt dan wel op en naam te staan, waarschijnlijk die van Jasper of Liza. Een rekening is alleen de moeite waard wanneer dit gratis is. Dit gaat Tim uitzoeken bij de bank of iceland?

2. Wat ging goed (+) en wat kan beter (!) En eventuele opmerkingen hierbij (*)?

+ Goed geregeld

+ Er was een soort van backupplan

+ lage organisatiegraad*

Henk wil hierbij zeggen dat we het simpel moeten houden, en zeker niet moeten gaan werken met geldelijke beloningen, maar met beloningen in natura.

+ Een groot pluspunt was dat er goed is opgeruimd en schoongemaakt/geveegd.

+Er was een goede promotie

+ Mensen waren gemotiveerd om te helpen en om te promoten

+Het was spontaan. Goede reacties op elkaar en onvoorziene omstandigheden.

+ Goede flexibiliteit

+ Veel variatie in het programma.

+ Eten was goed gepland, vooral qua hoeveelheid. Alleen teveel brood.

+ Open communicatie/ goede transparantie

+ Verschillende deelprojecten voor de verschillende organisers. Dat houdt t wat makkelijker

+ Dinerbonnen maakt dat mensen zich “verbinden” aan het eten.

+ De evaluatie

+ Kaarsjes/fakkels en andere aankleding van het park

+ Lokatie

+ Helpers van Sanne in stress

+ Eten was erg lekker

+ Iedereen heeft gewerkt op punten waar hij/zij goed in is en zn eigen Netwerk gebruikt

+ We hebben mensen dusdanig druk bezig gehouden dat ze geen tijd hadden om zelf eten te kopen. Daarom kwamen ze massaal naar de brunch.

! Afvalverzameling de hele avond door, niet alleen aan het eind.

! Geen spullen onbeheerd achterlaten*

! Eventueel een overdekking voor dingen die niet nat mogen worden.

! Iets meer flexibiliteit op zondag**

! Er had een hoogtepunt op zondag kunnen zitten in de vorm van kanoën oid.

! Precies vaststellen wie organisatie is en wie wat wanneer en waarom doet.

! Prioriteiten stellen. Belangrijke dingen als lokatie eerst. Daarna pas details.

! Van te voren “ons” gedeelte van het park markeren

! Brood beter inkopen/uitgeven

! Zaterdagavond massaal een kaars aansteken ter viering van midzomernacht.

! Zorgen voor scherpe messen tijdens het koken

! Kleine vuilniszakken zijn handiger dan grote

! Eerste vergadering al 6 maanden van te voren om de grote lijnen uit te zetten

! Een strak communicatieplan.

! Eigen website? Timz?

! Digitale flyers om te spammen!

! Goed de jaarplanning checken op evenementen ed

! Drankverkoop?

! T-shirts drukken en verkopen