Location: Places >> North America >> Canada >> Quebec (Province de) >> Montreal >> 2- Montreal Pub Meetings - Rencontres dans des pubs >> Snowball Gathering 2011 Organisation
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Seconde Rencontre Organisation Snowball
Posted January 18th, 2011 - 7:55 pm by from Montreal, Canada (Permalink)
N'oubliez pas, la seconde rencontre pour des organisateurs du Snowball Gathering est demain, à 19h, au Toi, Moi & Café situé à proximité de la Station Lionel-Groulx, sur la rue Notre-Dame.

Nous déciderons qui s'occupera de la publicité de l'événement, de telle ou telle activité, de préparer ci et ça, blablabla.

C'est la rencontre la plus importante que nous ferons, car après nous repartirons chacun(e) avec... une MISSION, si vous l'acceptez!

MEETING DETAILS:
FROM: 19 January 2011 - 19:00

LINK: http://www.couchsurfing.org/meetings.html?mid=101919

LOCATION: Canada - Quebec - Montreal
ADDRESS: Toi Moi et Café: 2695, Rue Notre-Dame Ouest, Montréal, QC H3J 1N9

Posted January 20th, 2011 - 6:41 pm by from Montreal, Canada (Permalink)
Seconde rencontre pour l’organisation du Snowball Gathering (SG) 2011
19 janvier 2011 19h30

Au Toi, Moi & Café, 2695 rue Notre-Dame Ouest, Montréal.

Étaient présents:

Julie Boisson
Kadi Diop – ambassadrice CouchSurfing (CS) Montréal
Lise Dufour
Patrick Émond
Thomas Moreau
Mélodie Tremblay
Jérémie Vachon

Il s’agissait de la seconde réunion pour l’organisation de la 5e édition du SG, qui aura lieu cette année à Montréal. Le présent document n’est pas un procès-verbal exhaustif, mais un résumé des idées qui ont été lancées et des décisions qui ont été prises au cours de la soirée.


1. Mise à jour depuis décembre

Jérémie Vachon annonce aux autres membres que la Coop sur Généreux n’a toujours pas rendu de décision quant à la possibilité qu’elle soit l’hôtesse officielle de la fête de bienvenue du vendredi soir. Cette décision, selon ce qu’Iggi Wylie (une résidente de la coop) a dit à Jérémie, devrait être rendue dimanche le 23 janvier. Si, pour une raison X, la coop ne pouvait nous accueillir, nous avons encore plus d’un mois pour trouver une solution de rechange. Les idées du Pub Sainte-Élizabeth (centre-ville) et de la Quincaillerie (rue Rachel) ont été lancées.

2. Détermination des responsabilités

2.1. Publicité de l’évènement

Pour nous assurer que le plus grand nombre possible de personnes participent au SG, il faut que des gens s’occupent de communiquer l’évènement sur le réseau CS. Pour ce faire, il faut premièrement que chaque personne s’inscrive à l’évènement Montréal’s Snowball Gathering Weekend – 5th edition et rejoigne tous les groupes dans lesquels elle souhaite faire de la publicité (ex.: groupe de New York, Boston, Toronto, Ontario, Sherbrooke, etc.) À partir de là, les membres seront désignés organisateurs. Ensuite apparaîtra un bouton “Send out meeting invitations” dans la page de l’événement principal. On l’utilise pour faire de la publicité.

2.1.1. Au Québec
Mélodie Tremblay s’occupera de faire de la publicité pour l’événement au Québec.

2.1.2. Au Canada
Kadi Diop s’occupera de faire de la publicité pour l’événement ailleurs au Canada.

2.1.3. Aux États-Unis
Patrick Émond s’occupera de faire de la publicité pour l’événement aux États-Unis, en mettant l’accent sur le nord-est et la côte est.

2.1.4. En France
Thomas Moreau s’occupera de faire de la publicité pour l’événement en France.

2.1.5. Europe
Julie Boisson et Lise Dufour s’occuperont de faire de la publicité pour l’événement en Europe (de l’ouest et de l’est).

2.1.6. Mexique et Amérique Latine
Jérémie Vachon s’occupera de faire de la publicité pour l’événement en Amérique Latine.

2.1.7. Groupe des ambassadeurs CS
Kadi Diop s’occupera de faire de la publicité pour l’événement auprès des ambassadeurs CS.

2.2. Élaboration du programme

Le programme de la fin de semaine doit être élaboré le plus rapidement possible pour que les personnes désireuses de s’y inscrire puissent avoir une meilleure idée des évènements qui auront lieu tout au long de la fin de semaine. Le programme sur papier sera élaboré lorsque tous les éléments seront définitifs.

2.2.1. Sur papier
Thomas Moreau s’occupera de créer le programme de la fin de semaine sur support papier. Ce programme sera remis à chaque participant(e) le vendredi soir ou le samedi. Il contiendra:

a. Liste des activités de la fin de semaine et des endroits où nous avons des ententes de rabais, chaque chose étant numérotée;

b. Carte sommaire du centre-ville et du Plateau (zone des activités) sur laquelle figurent des points qui renvoient au verso et correspondent à chacune des activités de la fin de semaine.

2.2.2. Sur le site CS
Jérémie Vachon s’occupera de créer la liste des sous-évènements sur le site CS afin que les personnes puissent s’y inscrire.

2.3. Vendredi

2.3.1. Party d’arrivée

Jérémie Vachon sera en charge de la soirée d’accueil des participant(e)s. Ce sera la soirée de la remise du kit de bienvenue et de vente de T-shirts pour les participant(e)s.

2.3.2. Kit de bienvenue

2.3.2.1. Carrés orangés
Jérémie sera en charge de créer les carrés orangés munis d’une épingle à couche qui permettent aux membres de s’identifier durant la fin de semaine.

2.3.2.2. Programme de la fin de semaine et carte
Thomas Moreau cf. section 2.2.1.

2.3.2.3. Programme de la Nuit Blanche
Chaque personne de l’organisation sera en charge d’aller chercher des programmes de la Nuit Blanche dans les institutions montréalaises qui les distribuent. Une liste de ces endroits sera mise en ligne en février. Si chaque personne en récolte de entre 15-20, ce devrait être largement suffisant. Davantage d’informations à suivre.

2.3.2.4. Coupons-rabais
Patrick Émond sera en charge de mettre un message sur le groupe de Montréal afin de demander l’aide d’autres membres pour trouver des commerces/restaurants qui voudraient bien s’associer à nous et offrir des rabais pour la fin de semaine du Snowball Gathering. Chaque membre de l’organisation pourra à sa guise aller rencontrer des commerçants et tenter de conclure une entente.

2.3.2.5. “Name tags”
Des “name tags” du style “Bonjour, mon nom est _____” seront offerts aux participants le vendredi soir et nous leur demanderons d’écrire leur ville / pays d’origine, et peut-être une autre information comique, tout ça dans le but de faciliter les échanges.

2.4. Samedi

2.4.1. Snowball Gathering
Kadi Diop et Thomas Moreau seront responsables de l’organisation des jeux de neige qui auront lieu de 13h à 16h au Parc Jeanne-Mance. Kadi peut obtenir du matériel de son travail.

2.4.2. Rallye
Kadi Diop et Lise Dufour s’occuperont de l’organisation d’un rallye pour l’après-midi du samedi, pour les membres qui ne souhaiteraient pas faire le Snowball Gathering.

2.4.3. Réservation pour le souper
Mélodie Tremblay sera responsable de faire la réservation pour le souper qui aura lieu à 18h au Jardin de Jade, rue de la Gauchetière, dans le Quartier Chinois. Le nombre de personnes approximatif est encore à confirmer. Nous tenterons d’obtenir un rabais vu le grand nombre de personnes que nous serons.

2.4.4. Départ pour la Nuit Blanche
Tous les participant(e)s seront invité(e)s à se rejoindre à la fontaine du Complexe Desjardins, station de métro Place-des-Arts, avant le départ des groupes pour la Nuit Blanche.

2.5. Dimanche

Le dimanche, les participant(e)s seront convié(e)s au grand déjeûner Desjardins, s’il a lieu, à la Place-des-Arts. Après, nous monterons le Mont-Royal pour les photos souvenirs. Il est convenu que bien que d’autres activités puissent avoir lieu, celles-ci ne seront pas affichées pour le moment, puisqu’elles seraient organisées surtout de façon spontanée. Les idées lancées étaient le bain de neige / vin chaud et la soirée cinéma chez quelqu’un.

3. T-shirts

Maintenant que le logo est choisi, il faut choisir comment on fait les T-shirts qui seront vendus aux participant(e) durant la fin de semaine. Kadi Diop et Jérémie Vachon se chargeront du dossier du T-shirt, i.e. trouver un fournisseur, faire le design graphique, créer un sous-événement pour savoir combien de gens veulent le T-shirt, etc. Il faudra également trouver qui est prêt à mettre de l’avant de l’argent pour pré-financer la fabrication. Les T-shirts seront vendus à faible profit, et ces profits serviront à financer l’achat de prix de participation.

N.B. Pour la financement, l’idée de vendre de la bière lors de la première soirée a été discutée. Il faudra en discuter avec la coop pour voir si on peut s’entendre.



Posted January 31st, 2011 - 1:24 am by from La Roche-sur-Foron, France (Permalink)
Salut !

Je me suis bien inscrite a l'événement et aux groupes auprès desquels je veux faire la publicité mais je ne trouve pas LE fameux bouton ''Send out meeting invitations''
Je viens juste de m'inscrire a l'événement alors c'est peut etre normal ? Ou bien je n'ai pas les yeux en face des trous ???

Merci pour votre aide